Verwaltungssekretär/in (Empfang/Sekretariat) 40 - 100%
In den Zürcher Notariaten setzen sich rund 650 Mitarbeitende für die Anliegen der Kundinnen und Kunden ein und legen grossen Wert auf Qualität, Diskretion und Kundenorientierung. Alle 44 Notariate im Kanton Zürich sind auch Grundbuch- und Konkursämter und gehören organisatorisch zur Zürcher Rechtspflege.
Gesucht wird per sofort oder nach Vereinbarung ein/eine.
Ihr Aufgabengebiet
Als Mitarbeiter/in unseres Sekretariats nehmen Sie eine wichtige Funktion wahr und repräsentieren unser Notariat als erste Ansprechperson nach aussen. Sie arbeiten in einem motivierten und hilfsbereiten Team von 3 Mitarbeitenden in kollegialer Arbeitsatmosphäre und betreuen einen lebhaften Schalter-, Empfangs- und Telefondienst sowie die Buchhaltung und den Postdienst. In diesem Team arbeiten Sie selbständig, empfangen unsere Kunden am Schalter, erstellen Beglaubigungen, Grundbuchauszüge und einfache Urkunden wie Bürgschaften, Eidesstattliche Erklärungen, leiten eingehende Anfragen an die Abteilungen unseres Notariates weiter, erteilen schriftliche und mündliche Auskünfte und erledigen weitere Sekretariatsaufgaben.
Bei entsprechender Eignung besteht die Möglichkeit in der SAP-Buchhaltung mitzuarbeiten und unsere Buchhalterin zu vertreten. Ebenfalls besteht auch die Möglichkeit im Grundbuchteam und/oder im Konkursteam bei der Erledigung der täglichen Arbeiten sowie bei notariellen Geschäften (Erbschaftssachen, Ehe-/ Erb- und Gesellschaftsrecht) und beim Führen des Testatorenregisters mitzuwirken.
Sie sind einem Notarpatentinhaber unterstellt und werden von Notariatsmitarbeitenden unterstützt.
Was Sie mitbringen
* Sie haben Freude am Kundenkontakt und ein Flair im Umgang mit Kunden und arbeiten gerne in einem Team
* Ihr Auftreten ist professionell, gepflegt und stets freundlich
* Sie haben einen starken Service-Fokus, den Sie auch in hektischen Situationen selbständig und souverän erfüllen
* Sie können vorübergehend mehrere Aufgaben gleichzeitig betreuen und schnell zwischen Themen wechseln (Multitasking)
* Als zuverlässige, integre und belastbare Persönlichkeit erledigen Sie die Ihnen übertragenen Aufgaben gewissenhaft, diskret und speditiv
* Sie verfügen über stilsichere Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
* Sie haben gute IT-Anwenderkenntnisse, insbesondere im Microsoft Office und finden sich schnell mit neuen IT-Applikationen zurecht
* Sie sind an juristischen Sachverhalten interessiert und allgemein offen Neues zu lernen
* Eine kaufmännische Grundausbildung oder eine gleichwertige Ausbildung und Berufserfahrungen im Empfangsbereich sowie mündliche Fremdsprachenkenntnisse (z.B. IT/EN/ES) sind von Vorteil
Wir bieten
Es erwartet Sie eine spannende, vielseitige und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem kollegialen Team von rund 23 Personen. Auf eine sorgfältige Einarbeitung sowie die Unterstützung durch unser motiviertes Team dürfen Sie gerne zählen. Unsere Anstellungsbedingungen lassen sich zudem sehen. Unsere modernen Büros befinden sich in unmittelbarer Nähe des Bahnhofs Zürich-Oerlikon und sind mit öffentlichen Verkehrsmitteln bestens erreichbar. Diese Position ist auch geeignet für Quer- und Wiedereinsteiger/-innen.
Kontakt
Weitere Informationen zum jeweiligen Amt, dem Zürcher Notariatswesen sowie unseren spannenden Aufgaben finden Sie auf unserer Webseite. Bei Fragen steht Ihnen Christoph Stauffacher, Notar-Stv. unter 044 859 29 50 gerne zur Verfügung. Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen richten Sie bitte an E-Mail schreiben. Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme! notariate-zh.ch/oerlikon-zuerich
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