IHRE VORTEILE
Kompetente Rundum-Betreuung: Ihnen steht ein erfahrener fester Ansprechpartner zur Seite, der sich kompetent um die Projektbegleitung und -abwicklung kümmert.
Starker Teamgeist und flache Hierarchien: Ein partnerschaftliches Miteinander auf Augenhöhe ist für uns essenziell.
Offener Austausch über Kulturgrenzen hinweg: Wir setzen auf die Vielfältigkeit unserer Mitarbeiter.
Unser gemeinsamer Umgang ist von gegenseitiger Wertschätzung geprägt – über alle Unternehmensebenen hinweg.
IHRE AUFGABEN
Sie führen das Sekretariat der gesamten Betriebsgruppe eigenständig und koordinieren dieses als Bindeglied zwischen Mitarbeitern und Führungsmannschaft, um mehr als 40 Anlagen und 260 Mitarbeiter zu betreuen.
Sie organisieren Termine unter Berücksichtigung verschiedener Zeitzonen, planen regelmäßige Meetings wie Jour Fixe und koordinieren Kundenbesuche vollumfänglich.
Sie koordinieren die Abwicklung und Abrechnung aller Reiseaktivitäten, national wie international, und achten dabei stets auf die Einhaltung der Richtlinien und Vorschriften.
Sie bearbeiten sowohl nationale als auch internationale Korrespondenzen und Mails nach ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit und organisieren sowie bereiten den Schriftverkehr sorgfältig auf.
Sie kontrollieren die Kostenstelle, führen SAP-Analysen durch, prüfen und bearbeiten Rechnungen und erstellen elektronische Zahlungsaufträge.
Sie erstellen Präsentationen, Diagramme und Grafiken sowohl in deutscher als auch in englischer Sprache.
Sie unterstützen die Betreuung neuer Mitarbeiter und helfen bei deren Einarbeitung.
Sie pflegen und aktualisieren regelmäßig die Organigramme des Unternehmens.
Sie wickeln Bestellungen ab und bearbeiten Reklamationen in den SAP-Systemen R11 und Ariba.
Sie bereiten monatlich die Energiedaten für das Reporting auf.
Sie unterstützen bei der Vorbereitung von Audits und planen interne Begehungen.
Sie verwalten alle notwendigen Schulungen und Weiterbildungsmaßnahmen in Ihrem Bereich.
Sie stellen den Monatsabschluss in Bezug auf USGQ zusammen und überarbeiten das Gefahrstoffkataster.
Sie bereiten mittelmäßig komplexe Dokumente unter Nutzung einer Vielzahl von Computeranwendungen wie Microsoft Office vor.
Sie erstellen, aktualisieren und stellen Best-Practice-Unterstützungen für MS-Dokumente, Datenbanken und andere Abteilungssysteme bereit.
Sie organisieren Ihren Arbeitsplan eigenständig und weisen bei Bedarf kurzfristige Aufgaben an Dritte zu.
IHR PROFIL
Sie haben eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung.
Sie verfügen über langjährige Berufserfahrung als Assistenz.
Sie sind versiert im Umgang mit Bildschirmarbeitsplätzen, insbesondere mit MS Office-Anwendungen und SAP.
Sie beherrschen sowohl die deutsche als auch die englische Sprache sehr gut in Wort und Schrift.
Sie zeichnen sich durch ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und ein sicheres sowie kompetentes Auftreten aus.
#J-18808-Ljbffr