Als IT PMO agieren Sie als zentrale Koordinationsstelle zwischen Projektleitenden, technischen Teams und Stakeholdern. Sie stellen einen reibungslosen Projektablauf sicher, übernehmen administrative und organisatorische Aufgaben, pflegen Dokumentationen und unterstützen Qualitäts-, Reporting- und Planungsprozesse. Diese Position eignet sich ideal für Personen, die sowohl Struktur als auch Eigeninitiative schätzen und starke Kommunikations- sowie Organisationsfähigkeiten in komplexen, technischen Projektumgebungen mitbringen.
Wesentliche Aufgaben
* Ansprechpartner/in für Projektbeteiligte und Verwaltung des Projektsekretariats.
* Organisation und Koordination von Meetings, Workshops und Begehungen (inkl. Besuchermanagement und Logistik).
* Protokollführung und Nachverfolgung von Massnahmen.
* Pflege und Verwaltung der Projektdokumentation gemäss internen Richtlinien.
* Bearbeitung und Formatierung technischer Dokumente nach Vorgaben und Standards.
* Erstellung von Analysen und Berichten mit SAP, Excel, PowerBI und AI‑basierten Tools.
* Unterstützung des Projektcontrollings in Zusammenarbeit mit den Projektleitenden.
Planung & Risikomanagement
* Überwachung von Terminen, Risiken und Abweichungen — proaktive Information der Projektleitung und Vorschläge zu Korrekturmassnahmen.
* Unterstützung der rollierenden Projektplanung und Fortschrittsverfolgung von Teilprojekten.
* Koordination von Abhängigkeiten und Schnittstellen.
* Unterstützung und Überwachung von Change‑ und Konfigurationsprozessen gemäss Projektstandards.
Beschaffung & Compliance
* Unterstützung bei projektbezogenen Einkaufsaktivitäten.
* Erstellung und Verwaltung von NDAs und relevanten Dokumenten.
* Erfahrung im PMO, in der Projektkoordination oder Projektassistenz, idealerweise im IT‑ oder technischen Umfeld.
* Ausgeprägte Organisationsfähigkeiten und hoher Detailfokus.
* Vertraut mit Projektprozessen, Dokumentationsstandards und strukturierten Methoden.
* Sehr gute Kenntnisse in SAP, Excel, PowerBI und modernen Produktivitätstools.
* Hervorragende Kommunikationsfähigkeiten in einem multikulturellen Umfeld.
* Fähigkeit, mehrere Aufgaben und Stakeholder gleichzeitig zu managen.
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