Deine Aufgaben
* Du bist erste Ansprechperson für administrative Angelegenheiten und unterstützt den Chefredaktion
* Leserinnen und Leser per E-Mail und Telefon, bearbeitest das Redaktions-Mail und fungierst als Schnittstelle zu PR-Büros und externen Journalisten
* Du managst die Erfassung von Kreditorenrechnungen, die monatliche Weiterleitung von Kreditkartenabrechnungen sowie die Bearbeitung von Spesenabrechnungen
* Du übernimmst die Buchung und Organisation von Geschäftsreisen sowie die Pflege des physischen Archivs und das Dokumentenmanagement (z.B. PDF-Versand)
* Du bist die Drehscheibe zu internen Abteilungen wie IT (z.B. Verlängerung von Freelancer-Konten, Support bei Druckerfragen) und dem Mediacreationpool (z.B. Bildrückschub, Rechnungsbearbeitung)
* Du unterstützt bei der Organisation und Durchführung von Redaktions- und Firmen-Events und klärst in Zusammenarbeit mit dem Rechtsdienst Fragen zu Bildrechten
* Du planst, koordinierst und schreibst Inhalte für Rubriken wie "Wechsel der Woche", "Sesselwechsel" und "Networking" in enger Zusammenarbeit mit Grafik und Produktion
* Du unterstützt die Spezialredaktion bei administrativen Aufgaben, inklusive dem Versand von Special-Seiten und der Rechnungsabwicklung
Dein Profil
* Mehrjährige Erfahrung in einer vergleichbaren Assistenzfunktion, vorzugsweise im Medienumfeld oder Verlagswesen
* Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten und eine strukturierte Arbeitsweise.
* Exzellente Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch (mündlich und schriftlich) sowie gute Umgangsformen
* Versiert im Umgang mit MS Office (Word, Excel) sowie Gmail, idealerweise Kenntnisse in Buchhaltungssystemen (Coupa, Loga) und Reisemanagement-Tools (Finass, SBB)
* Absolut zuverlässig und diskret im Umgang mit vertraulichen Informationen
* Du denkst mit, erkennst Bedarfe und packst Dinge selbstständig an
* Du arbeitest gerne im Team und bist dienstleistungsorientiert
Hast du Lust, in diesem vielfältigen Arbeitsumfeld und in unserem tollen Team zu arbeiten? Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung.
Wir bekennen Farbe und sind überzeugt, dass Vielfalt eine Chance ist. *Alle sollen genau so sein, wie sie sind. Wir kreieren ein Arbeitsumfeld, in dem das möglich ist.
Für diese Stelle berücksichtigen wir ausschliesslich Direktbewerbungen.
Manuela Wyss
Lead Talent & Learning
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