Assistenz
80%–100%
Präsidialdepartement, Kunstmuseum Basel nach Vereinbarung
Ihre Aufgaben
Mitarbeit im Team der Geschäftsleitungsassistenzen : In dieser anspruchsvollen und zentralen Funktion unterstützen Sie gemeinsam mit anderen Assistent : innen die Geschäftsleitung in administrativen und operativen Fragen. Sie sind erste Anlaufstelle und Drehscheibe zwischen der Geschäftsleitung und der GL-Vorsitzenden (Direktion) sowie externen Stakeholdern.
Administrative Aufgaben : Zu den allgemeinen Sekretariatsaufgaben gehören die Triage und Erledigung der ein- und ausgehenden Korrespondenz in Deutsch und Englisch, Pendenzenkontrolle, Führen von Terminkalendern, Organisation von internen und externen Meetings sowie Dienstreisen.
Projektunterstützung : Weitere Aufgaben umfassen u.a. das Schreiben von anspruchsvollen Protokollen, Redigieren von Texten, Erstellen von Präsentationen, Pendenzenmanagement sowie bei Bedarf Mitarbeit in Projekten. Sie arbeiten eng mit den anderen Geschäftsleitungs- und der Direktionsassistentinnen zusammen.
Ihr Profil
Erfahrung : Sie haben mehrere Jahre Berufserfahrung in einer ähnlichen Position und besitzen eine hohe IT-Affinität (MS Office und MS 365). Sie fühlen sich in einem dynamischen Umfeld wohl, sind belastbar und verstehen es gleichzeitig mehrere Prioritäten zu setzen.
Persönlichkeit : Sie sind eine diskrete, vertrauensvolle und proaktiv mitdenkende Person, die effizient und strategisch bei der kurz- und mittelfristigen Planung der Geschäftsleitungsmitglieder unterstützt. Sie sind teamfähig, organisiert, haben eine schnelle Auffassungsgabe, sind resilient und humorvoll. Ihre Arbeitsweise ist strukturiert, selbständig und lösungsorientiert und Sie beherrschen das Zeitmanagement.
Ausbildung : Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung und idealerweise eine Weiterbildung zur Direktionsassistenz.
Sprache : Fundierte mündliche und schriftliche Deutsch- und Englischkenntnisse werden vorausgesetzt. Französischkenntnisse von Vorteil. Sie kommunizieren gewandt, sachlich und adressatengerecht mit verschiedenen Interessengruppen.
Einblick in unsere Arbeit
Das Kunstmuseum Basel, das dem Präsidialdepartement angegliedert ist, beherbergt die älteste öffentliche Kunstsammlung der Welt. Es präsentiert abwechslungsreiche Ausstellungen und Programme in den drei Häusern Hauptbau, Neubau und Gegenwart. Mit über 230 Mitarbeitenden gehört das Kunstmuseum Basel zu den grössten Museen der Schweiz und zählt international zu den renommiertesten Häusern seiner Art. Mit der Vermittlung von Kunstwerken aus diversen Epochen leistet es einen wichtigen Beitrag zur kulturellen Vielfalt des Kantons.
Ihre Vorteile
Zählen Sie auf uns, auch wenn es mal nicht rund läuft dank einem professionellen Care Management und einer hundertprozentigen Lohnfortzahlung bei Krankheit oder Unfall während des gesamten Arbeitsverhältnisses. Profitieren Sie von unseren familienfreundlichen Rahmenbedingungen Wir unterstützen Sie mit mehr Zeit für Ihre Familie und einer Unterhaltszulage zusätzlich zur Familienzulage. Arbeiten Sie im Herzen von Basel Unsere zentral gelegenen Standorte sind zu Fuss, mit dem Velo und mit den öffentlichen Verkehrsmitteln gut erreichbar.
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