Projektassistenz (m/w/d)
Flexsis AG
Aufgaben:
* Anlaufstelle für Projektbeteiligte (Projektsekretariat) in ausgewählten Projekten/Teilprojekten.
* Organisation von Sitzungen, Workshops, Protokollführung, inklusive Bestellung von Catering und Anmeldung der Besucher, letzteres in Absprache mit dem internen PMO Büro; Besucherverwaltung und Catering-Unterstützen der Projektleitung bei der Abwicklung von vordefinierten Aufgaben in Projekten/Teilprojekten.
* Arbeiten im Rahmen des projektbezogenen Qualitätsmanagements – Redigieren von technischen Projektdokumenten gemäß internen Vorgaben/Vorlagen, aktive Pflege und Verwaltung von Projektdokumentation gemäß internen Richtlinien, in Abstimmung mit den internen, fachbezogenen Dokumentstellen; SAP-Kenntnisse – Erstellen von Analysen und Rapporten (SAP/Excel, PowerBI; KI).
* Gelegentliche Unterstützung des Projektcontrollings in Abstimmung mit dem PL; Mitüberwachen der Termine und Risiken und, bei Abweichungen, Informieren des Projektleiters/Teilprojektleiters; Unterbreiten von Vorschlägen zur Korrektur der Abweichungen.
* Mitüberwachen der rollenden Planung für den (Gesamt-)Projektleiter.
* Koordinieren der Abhängigkeiten/Schnittstellen und Überwachen des Fortschritts in den Teilprojekten.
* Überwachen des Änderungs- und Konfigurationsmanagements für das Projekt und unterbreiten von Vorschlägen für weiterführende Maßnahmen.
* Wahrnehmen von Kommunikations- und Informationsaufgaben.
* Unterstützung bei der Besucheranmeldung für Begehungen im Rahmen der Projekte in Absprache mit dem internen PMO Büro; Unterstützung im Projekteinkauf und Erstellen und Verwalten von NDAs/Geheimhaltungserklärungen in Absprache mit dem internen PMO Büro.
Arbeitsort: 5312 Döttingen (AG)
Arbeitszeit: 60%
Startdatum: Immediately
Beschäftigungsdauer: Permanent
Qualifikationen:
* Erfahrung: Mehr als 1 Jahr
* Ausbildung: Berufsausbildung und -qualifikation mit dem Swiss Federal VET Diploma oder gleichwertig
* Kenntnisse: SAP
Sprachkenntnisse:
* Deutsch – Mündlich: Sehr gut, Schriftlich: Sehr gut
* Englisch – Mündlich: Grundkenntnisse, Schriftlich: Grundkenntnisse
Bitte senden Sie Ihre Unterlagen per E‑Mail an martin.boehler@flexsis.ch
#J-18808-Ljbffr