Für unsere operativ tätige Stiftung in Zürich besetzen wir per 1. Oktober oder nach Vereinbarung zur Unterstützung der Geschäftsführung die Position:
Koordinator:in Events & Kommunikation w/m/d, 100 %
Die engagiert sich für die Gleichstellung von Frau und Mann, Sichtbarkeit von weiblichen Talenten, und Rahmenbedingungen, welche die Vereinbarkeit von Beruf und Familie fördern. Zur operativen Umsetzung unserer Förderaktivitäten suchen wir eine gut organisierte, zuverlässige Persönlichkeit mit einem besonderen Gespür für die Kommunikation mit anspruchsvollen Stakeholdern.
Sie arbeiten als verlängerte Hand der Geschäftsführerin und übernehmen eine zentrale Rolle bei der Organisation und Koordination der Aktivitäten im Bereich Events und Kommunikation. Zudem unterstützen Sie die Geschäftsführung in allen administrativen Belangen.
Ihre Aufgaben
Event- & Projektkoordination
1. Koordination: Organisation, Durchführung und Nachbereitung von Veranstaltungen und Meetings
2. Einladung von Referent:innen, Panelgästen, Interviewpartner:innen
3. Gästemanagement: Erstellung und Bereinigung von Listen, An- und Abmeldungen, Kommunikation mit den Eingeladenen
4. Logistik: Koordination mit Partnerorganisationen, Catering, Locations, Technik
5. Erstellung von Briefings, Checklisten und Evaluationsfragebögen
Kommunikation & Social Media
6. Redaktionelle Aufbereitung von Inhalten für Social Media (LinkedIn und Instagram; inkl. Fotos, Grafiken, Reels)
7. Verfassen von Artikeln, Leserbriefen, Flyern, Inseratetexten auf Basis von Studien, White Papers, wissenschaftlichen Publikationen
8. Planung, Gestaltung und Versand des Newsletters (inkl. Fotos, Links)
9. Pflege und Aktualisierung der Website (WordPress), inkl. Landingpages zu Events
Administrative Unterstützung
10. Unterstützung der Geschäftsführung in organisatorischen und administrativen Belangen
11. Aktualisierung der Kontakte in der internen Adressdatenbank
12. Bezahlung von Rechnungen, Ablage von Verträgen, Beantwortung von Gesuchen
13. Besucherempfang, Telefondienst, Post, Dokumentablage
Ihr Profil
14. Abgeschlossene Ausbildung und erste Berufserfahrung im Bereich Hotellerie, Eventkoordination, Personal Assistant, o. ä. Funktion
15. Begeisterung für Gleichstellungsthemen und gesellschaftspolitisches Engagement
16. Sehr gute Kenntnisse des öffentlichen Lebens der Schweiz (Politik, Wirtschaft, Gesellschaft), überdurchschnittliche Allgemeinbildung
17. Stilsichere Ausdrucksweise in Deutsch sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
18. Sehr gute MS-Office-Kenntnisse (Outlook, Word, Excel, PowerPoint), Erfahrung mit WordPress von Vorteil
19. Freude an der Kommunikation mit Flair für Social Media und Webseiten-Content
20. Ausgeprägtes Organisationstalent, Eigenverantwortung und Detailgenauigkeit
21. Erfahrung mit administrativen Vorgaben und Prozessen
22. Spass am Mitdenken, Austausch im Team und kritischen Feedbacks
23. Freundliches, souveränes Auftreten sowie hohe Serviceorientierung
24. Diskretion, Belastbarkeit und Flexibilität (auch bei Abendanlässen)
Was wir bieten
25. Eine sinnstiftende Aufgabe mit Wirkung in einem gesellschaftlich relevanten Themenfeld
26. Enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsführerin und spannenden Partner:innen aus Politik, Medien, Wirtschaft, Wissenschaft und Zivilgesellschaft
27. ein motiviertes, professionelles, familiäres Team
28. einen sehr attraktiven Arbeitsplatz im Herzen der Zürcher Altstadt
29. Faire Entlöhnung mit grosszügiger Arbeitgeberbeteiligung an der Pensionskasse
30. 5 Wochen Ferien sowie Kaffee und Getränke inklusive!
Rahmenbedingungen
31. 100%-Pensum mit Präsenzzeit und 2 Wochen Betriebsferien im Sommer
32. Kein Home Office – der Einsatz erfolgt durchgängig vor Ort, um eine enge Zusammenarbeit mit der Stifterin und dem Team sicherzustellen
33. Zentral gelegener Arbeitsplatz in Zürich
Arbeitsbeginn / Bewerbungsverfahren:
34. Stellenantritt per 1. Oktober 25 oder nach Vereinbarung; zeitnahe Bewerbungen werden bevorzugt
35. Weitere Informationen finden Sie unter und. Bei Fragen können Sie sich bis 25.7. an Sabine Basler, Geschäftsführerin der Stiftung, wenden Tel .
Wenn Sie mit Herzblut organisieren, gern Verantwortung übernehmen und sich für Gleichstellung begeistern, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.