Assistent*in der Geschäftsleitung (70%-85%)
OOS ist ein etabliertes Architekturbüro mitten in Zürich und wir glauben an Design mit Wirkung. Mitinspirierende Lebens- und Arbeitsumgebungen beeinflussen wir Nutzer, Gesellschaft und Umwelt positiv und nachhaltig. Mit Blick auf gesellschaftliche Änderungen, ökologische Herausforderungen und technologischen Fortschritt beraten, designen und planen wir heute die kreativen und innovativen Räume von morgen.
Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir bis eine vielseitige Persönlichkeit, die die Geschäftsleitung in organisatorischen, administrativen Belangen unterstützt und zentrale interne Abläufe an der Schnittstelle von Finanzen, HR und Office-Management eigenverantwortlich koordiniert. Fühlst du dich angesprochen?
Das sind Deine Aufgaben:
* Finanzbereich : Liquiditätsplanung, Auswertungen und Übersichten für Abschlüsse, Kreditorenverbuchung in Abacus und Weiterleitung an die externe Buchhaltung
* HR-Administration : Ein- und Austritte, Arbeitsverträge, Personalstammdaten, Entwürfe von Zwischen- und Arbeitszeugnissen sowie Unterstützung im Recruiting
* Office- & Facility-Management : reibungsloser Büroalltag, Infrastruktur, Untermieterbetreuung, Raumvermietungen und Eventorganisation
* GL-Support & Empfang : Aufbereitung von KPIs, Pflege von Stammdaten, Empfang von Kunden und Besuchenden, Telefonzentrale
Das bieten wir an:
* echte Verantwortung und Mitgestaltung – du prägst zentrale Prozesse aktiv mit
* abwechslungsreiche Tätigkeiten an der Schnittstelle von Finanzen, HR und Office-Management in einem kreativen Umfeld
* attraktive Arbeitsumgebung an zentraler Lage in Zürich mit digitalen Tools und zeitgemässer Infrastruktur
* flexible Arbeitszeiten mit modernen Arbeitsbedingungen
* persönliche und branchenspezifische Entwicklungs- und Weiterbildungsmöglichkeiten
Das bringst du mit:
* abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (KV oder äquivalent), idealerweise mit Weiterbildung in Betriebswirtschaft, HR oder Treuhand
* mehrjährige Berufserfahrung in einer ähnlichen Funktion, idealerweise in einem KMU oder Dienstleistungsumfeld
* Erfahrung in Finanzsachbearbeitung und HR-Administration; Kenntnisse in Abacus von Vorteil
* versierter Umgang mit MS Office sowie sehr gute Deutschkenntnisse in Schrift und Sprache (Niveau C1)
* strukturierte, selbstständige Arbeitsweise sowie hohe Sozialkompetenz, Diskretion und Vertrauenswürdigkeit im Umgang mit sensiblen Unternehmens‑ und Personal‑Informationen.
* Dienstleistungsmentalität, Eigeninitiative und Freude an einem lebhaften, kreativen Umfeld
Unsere Bürokultur ist geprägt von Kreativität, Courage, Integrität und Agilität. Zusammen möchten wir weiterkommen und mit deinem unternehmerischen Geist die Erfolgsgeschichte von OOS weiterschreiben.
Stellenantritt: Juni 2026 oder nach Vereinbarung
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