Zur Unterstützung unserer Geschäftsleitung suchen wir eine erfahrene, diskrete und zuverlässige Persönlichkeit. In dieser vielseitigen Vertrauensfunktion arbeiten Sie eng mit dem GL-Team zusammen und tragen wesentlich zu einem reibungslosen, gut organisierten Tagesgeschäft bei.
Ihre Aufgaben
Unterstützung der Geschäftsleitung und des Verwaltungsrats
* Termin-, Reise- und Meeting Management für den CEO und die Geschäftsleitung
* Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Geschäftsleitungs- und Verwaltungsratssitzungen
* Protokollführung, Aktennotizen und Memos
* Bearbeitung von Handelsregistermutationen
* Administrative Unterstützung der Mitglieder der Geschäftsleitung in allen Bereichen
Kommunikation und Koordination
* E-Mail-Management, inkl. Priorisierung und Nachverfolgung von Pendenzen
* Erstellung von Korrespondenz, Präsentationen und Unterlagen in Deutsch, Englisch und Französisch
* Schnittstellenfunktion zu internen und externen Anspruchsgruppen
* Unterstützung bei der internen Kommunikation
Organisation und Office Management
* Organisation von Meetings, Telefon- und Videokonferenzen
* Allgemeines Office Management (Besucherempfang, Konferenzräume, Catering, Logistik)
* Organisation interner und externer Veranstaltungen
Dokumentation und Administration
* Dokumentenmanagement sowie Pflege der digitalen und physischen Ablage der Geschäftsleitung
* Aufbau und Pflege strukturierter Ablagesysteme
* Bearbeitung von Rechnungsanweisungen, Spesenmanagement und Belegeinreichungen
Projekte, E-Learning und Nachhaltigkeit
* Unterstützung beim Ausrollen und Verwalten von E-Learnings (z. B. Compliance, Arbeitssicherheit usw.)
* Mitarbeit bei Nachhaltigkeitsthemen und der Umsetzung interner Massnahmen
Ihr Profil
* Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise mit Weiterbildung als Direktionsassistenz
* Mindestens fünf Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Funktion, vorzugsweise in einem KMU
* Sehr gute Deutsch-, Französisch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
* Sicherer Umgang mit MS Office 365 sowie digitalen Tools (z. B. Teams, SharePoint, OneNote)
* Hohe Vertrauenswürdigkeit, Diskretion und Loyalität im Umgang mit sensiblen Informationen
* Strukturierte, selbständige und proaktive Arbeitsweise
* Dienstleistungsorientierte, pragmatische Persönlichkeit mit Freude an der Zusammenarbeit mit Führungsgremien
Das bieten wir Ihnen
* Verantwortungsvolle Vertrauensposition mit enger Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung
* Kurze Entscheidungswege und offene Unternehmenskultur
* Modernes Arbeitsumfeld in Buchs ZH
* Möglichkeit für gelegentliches Homeoffice nach Absprache
* Wertschätzende, professionelle Arbeitsatmosphäre
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