Unsere Aufgabenfelder umfassen die Assistenz für die Leitung des Stabsbereichs Ressourcen, Projektassistenz in verschiedenen Bereichen des Stabes sowie die Verantwortung für kleinere Projekte. Wir unterstützen den Stabsbereich Ressourcen in administrativen und organisatorischen Belangen, einschließlich der Pflege von Schnittstellen innerhalb des Departements und mit den zentralen Services der ZHAW. Eine wichtige Aufgabe besteht darin, Termine, Pendenzen, Sitzungen, Events und Tagungen zu organisieren, zu koordinieren und zu bewirtschaften.
Wir treffen Entscheidungen hinsichtlich der Triagierung und Bearbeitung von Korrespondenz, wozu auch die Protokollführung auf Deutsch gehört. Darüber hinaus werden wir mit dem Dokumentenmanagement beauftragt, damit sicherzustellen, dass alle relevanten Informationen ordnungsgemäß verwaltet und zugänglich sind.
Dieser Job erfordert eine Kaufmännische oder vergleichbare Grundausbildung. Erste Berufserfahrungen als Assistent(in) sind erwünscht. Gute Kenntnisse in der Informatik (Office Software, kollaborative Plattformen usw.) und ein Gefühl für das Umgang mit Tools sind unerlässlich. Ein adäquater Ausdrucksmittel in mündlichen und schriftlichen Kommunikationen ist ebenfalls notwendig, primär auf Deutsch und ein gutes Englisch wäre von Vorteil.
Erfahrung bei Prozess- und Organisationsverständnis, Projekterfahrung ist jedoch nicht obligatorisch, kann aber vorteilhaft sein. Analysierte und vernetzte Denkweise, Flexibilität, Belastbarkeit und Selbstverantwortlichkeit im Handeln sind weiterhin essentielle Qualitäten.
Der Fokus liegt hier auf einem integrativen, kommunikativen und dienstleistungsorientierten Ansatz im Arbeiten.
Als Unterstützung wird sichergestellt, dass das Arbeitsumfeld schnelllebend und dynamisch ist, sodass die Chance gegeben ist, persönliche und berufliche Fähigkeiten auszubauen und innovativ zu arbeiten.