Executive Assistant im ICT-/Industrieumfeld
Als Senior Assistant unterstützt du die ICT‑Führung proaktiv, vorausschauend und diskret. Du bist eine zentrale Drehscheibe für Organisation, Koordination, Kommunikation und administrative Exzellenz.
Das kannst du bewegen
Proaktive Unterstützung der ICT‑Führungspersonen in administrativen und organisatorischen Aufgaben
End‑to‑End Termin- und Pendenzenmanagement (Sitzungen, Reisen, Entscheidungen, Nachverfolgung von Action Items)
Vorbereitung, Protokollierung (oder Sicherstellung) und Nachbearbeitung von Bereichssitzungen inkl. Maßnahmen‑Tracking
Professionelles Schnittstellenmanagement innerhalb der ICT sowie zu internen Stakeholdern (Finance, HR, Procurement etc.)
Organisation interner Anlässe, Workshops, Team‑Events und bereichsrelevanter Meetings inkl. Teilnehmermanagement
Spesenprozesse, Kontierung und Rechnungsverarbeitung, Erfassung externer Ressourcen
Unterstützung von Fachbereichs‑ und Teamleitern bei Budgetierung, Offerten, Servicecontrolling (z.B. Aufbereitung von Unterlagen, Terminkoordination, Nachverfolgung)
Mitarbeit in bzw. Koordination von Sonderaufträgen und kleineren Projekten (z.B. Einführung/Verbesserung administrativer Standards, Events)
Kontinuierliche Optimierung administrativer Abläufe und Vorlagen (Effizienz, Qualität, Transparenz)
Das bringst du mit
Abgeschlossene Grundausbildung (EFZ) oder höhere Qualifikation (z.B. HF, FA, Weiterbildung Assistenz/Office Management)
Mehrjährige Erfahrung in einer vergleichbaren Rolle (Senior Assistant / Executive Assistant), ideal in einem technologie‑ oder industriegeprägten Umfeld
Sehr gutes Verständnis für betriebswirtschaftliche Zusammenhänge sowie prozessorientierte Denkweise
Sicherer Umgang mit MS Office / M365 (Outlook, Teams, OneNote, SharePoint) und Affinität für digitale Tools
Sehr strukturierte, zuverlässige und selbstständige Arbeitsweise; du behältst auch bei Parallelität den Überblick
Ausgeprägte Diskretion, Vertrauenswürdigkeit und professionelles Auftreten
Proaktive, lösungsorientierte Haltung (du siehst, was gebraucht wird, und setzt es um)
Teamorientierte Persönlichkeit mit klarer, freundlicher und verbindlicher Kommunikationsweise
Hohe Lernbereitschaft und Eigeninitiative
Deine Vorteile
Lohn und Nebenleistungen
Wir bieten dir ein leistungsorientiertes und marktgerechtes Salär, 13 Monatslöhne sowie großzügige Prämien‑ und Zulagen. Zusammen mit weiteren Nebenleistungen ergibt sich daraus ein attraktives Gesamtpaket.
Flexibles Arbeiten
Wir legen großen Wert darauf, dass unsere Mitarbeitenden ein gesundes Gleichgewicht zwischen Beruf und Privatleben finden. Darum bieten wir unter anderem flexible Arbeitszeiten und Homeoffice‑Optionen an.
Vergünstigungen
Bei RUAG profitierst du von Vergünstigungen in den Bereichen Mobilität und Verpflegung. Zudem profitierst du auf unserem Benefit‑Portal von attraktiven Angeboten und hast Flottenrabatte bei verschiedenen renommierten Automarken.
Aufstiegs‑ und Weiterbildungsmöglichkeiten
Das Potenzial unserer Mitarbeitenden zu fördern und zu entfalten ist uns wichtig. Durch Schulungen, Kurse und Weiterbildungen unterstützen wir sie dabei, ihre Fähigkeiten kontinuierlich auszubauen um ihre beruflichen Ziele zu erreichen.
Freizeitangebote
Unsere Mitarbeitenden liegen uns am Herzen. Deshalb schenken wir ihnen zum Geburtstag einen freien Tag, bieten ein vielfältiges Sportangebot und die Möglichkeit, ergänzend zum jährlichen Ferienguthaben zusätzliche freie Tage gegen Lohnabzug zu beziehen.
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