DEINE AUFGABEN
* Als Assistenz im Backoffice-Bereich organisierst du den gesamten Empfangsbereich und bist verantwortlich für ein repräsentatives Erscheinungsbild und unterstützt darüber hinaus die Geschäftsleitung
* Du betreust die Telefonzentrale, bist erste/r Ansprechpartner/in für unsere externen Gäste sowie internen Mitarbeitenden und bearbeitest den Posteingang und Postausgang
* Im Rahmen des Event- und Travel Managements organisierst du interne und externe Veranstaltungen, Dienstreisen und führst diese auch durch
* Du übernimmst administrative Arbeiten wie beispielsweise die Bestellung von Werbe- und Büromaterial und unterstützt die Vertriebskolleg(inn)en sowie den Niederlassungsleiter vor Ort
* Du bist verantwortlich für das Einholen von Arbeits- und Aufenthaltsbewilligungen für die temporären Mitarbeitenden
* Du bearbeitest und kontrollierst die Rechnungen in erster Instanz und bist für die sorgfältige Weitergabe zuständig
* Im Rahmen des Office- und Flächen Managements bist du u. a. für den Aufbau von Arbeitsplätzen, IT (First Level) Support für die Vertriebskolleg(inn)en und den Unterhalt der Niederlassung zuständig
DEIN PROFIL
* Du passt sehr gut zu dieser Stelle, wenn du eine abgeschlossene Berufsausbildung mitbringst, z. B. im kaufmännischen Bereich, im Tourismus oder in der Hotellerie
* Auch ein sicheres und freundliches Auftreten im Umgang mit KollegInnen und Kunden, sowohl am Telefon als auch in persönlichen Gesprächen, ist eine der wichtigsten Fähigkeiten
* Du verfügst über ein hohes Maß an Eigeninitiative, eine ausgeprägte Dienstleistungsorientierung, ein hohes Verantwortungsbewusstsein und eine proaktive Arbeitsweise
* Eine strukturierte und selbständige Arbeitsweise sowie sehr gute Fähigkeiten zur Selbstorganisation sind für dich eine Selbstverständlichkeit
* Darüber hinaus hast du Freude an der Übernahme unterschiedlichster Aufgaben sowie ein hohes Mass an Flexibilität
* IT-Kenntnisse sind erforderlich, du wirst hauptsächlich mit MS Office arbeiten (PPT, Excel, Word, Teams)
* Du spichst fliessendes Deutsch und bringst gute Englisch-Kenntnisse mit
DEINE BENEFITS
* Willkommen im Team: Der "Hays-Spirit" beschreibt unsere offene Kultur und die Begeisterung für das, was wir tun. Wir legen großen Wert auf eine respektvolle Zusammenarbeit und setzen uns von Anfang an dafür ein, dass du dich jederzeit wohl und wertgeschätzt fühlst
* Flexibilität: Neben einer flexiblen Arbeitszeit und der Möglichkeit, remote zu arbeiten, erwarten dich moderne und zentral gelegene Offices
* Gemeinsam das Richtige tun: Als moderndes Unternehmen fühlen wir uns der Nachhaltigkeit, der Chancengerechtigkeit sowie der Vielfalt und Integration verpflichtet