Location
Centre de formation AI, Vevey, 1800 Vevey, Avenue Général-Guisan 8, Switzerland.
Position
Administrative Assistant – Bilingual French–German, Full-time, 80%.
Seniority level
Mid-Senior level
Employment type
Full-time
Job function
Administrative
Responsibilities (French)
* Assistanat administratif : planification et organisation de séances, prise de PV et traductions, suivi des commandes de matériel, gestion de base de données, gestion des documents de procédures internes, renseignement téléphonique.
* Communication externe : développement du plan de communication, gestion des mailings, création de flyers et newsletters, mise à jour de bases de données.
* Site Internet et LMS : mise à jour des contenus et gestion des documents.
* Gestion des formateurs·trices : suivi des arrivées et des départs, gestion des certifications et des décomptes.
* Informatique et digitalisation : suivi des tickets IT, contribution à la mise en place de cours en ligne.
* Gestion financière.
Responsibilities (German)
* Administrative Assistenz: Planung und Organisation von Sitzungen, Protokollführung und Übersetzungen, Nachverfolgung von Materialbestellungen, Datenbankverwaltung, Verwaltung interner Verfahrensdokumente, telefonische Auskünfte.
* Externe Kommunikation: Entwicklung des Kommunikationsplans, Verwaltung von Mailings, Erstellung von Flyern und Newslettern, Aktualisierung von Datenbanken.
* Webseite und LMS: Aktualisierung von Inhalten und Verwaltung von Dokumenten.
* Betreuung der Lehrpersonen: Organisation von Ein- und Austritten, Verwaltung von Zertifizierungen und Abrechnungen.
* Informatik und Digitalisierung: IT-Ticket-Tracking, Mitwirkung bei der Einführung von Online-Kursen.
* Finanzverwaltung.
Qualifications (French)
* CFC d’employé·e de commerce et plusieurs années d’expérience dans une fonction similaire.
* Bilingue allemand–français ou langue maternelle français / allemand avec d’excellentes compétences de l’autre langue (oral et écrit).
* Intérêt marqué pour la formation d’adultes et la communication.
* Maîtrise des outils d’emailing et/ou de design (brevo, canva), un atout.
* Dynamique, organisé·e avec le souci du détail.
* Grande capacité d’adaptation, goût du travail en équipe comme en autonomie.
* Bonnes compétences organisationnelles et gestion des priorités.
Qualifications (German)
* Kaufmännische Ausbildung (EFZ) und mehrjährige Erfahrung in einer ähnlichen Funktion.
* Zweisprachig Deutsch–Französisch oder Muttersprache Deutsch/Französisch mit ausgezeichneten Kenntnissen der anderen Sprache (mündlich und schriftlich).
* Ausgeprägtes Interesse an Erwachsenenbildung und Kommunikation.
* Kenntnisse in Mailing- und/oder Design-Tools (Brevo, Canva) von Vorteil.
* Dynamisch, organisiert mit Blick fürs Detail.
* Hohe Anpassungsfähigkeit, Freude an der Teamarbeit wie auch an selbständigem Arbeiten.
* Gute organisatorische Fähigkeiten und Prioritätenmanagement.
Application deadline
12 October 2025 (12. Oktober 2025)
Submission instructions
Submit application via Jobup.ch with cover letter, CV, certificates. Only for Jobup.ch.
Equal Opportunity statement
We are an equal opportunity employer committed to diversity and inclusion. All qualified applicants will receive consideration for employment without regard to race, color, religion, national origin, sex, gender identity, gender expression, sexual orientation, disability, veteran status, or any other protected characteristic.
#J-18808-Ljbffr