Wir konzentrieren uns aufs Ganze. Seit 2007 kümmern wir uns um die ganzheitliche Bewirtschaftung von Immobilienportfolios nach den individuellen Bedürfnissen unserer Kund:innen.
Wir beraten Bauherren bei der Umsetzung ihrer Projekte und prüfen den energetischen, baulichen sowie betrieblichen Zustand von Liegenschaften. Zudem betreuen wir die technische, infrastrukturelle und kaufmännische Bewirtschaftung von Immobilienportfolios und planen sowie realisieren Bauprojekte.
Heute beschäftigen wir rund 30 Mitarbeiter:innen in den Bereichen Architektur, Bauleitung, Immobilienverwaltung, Gebäudemanagement, Archivbewirtschaftung und Administration.
Im Rahmen unseres jüngeren Wachstums und einer begleiteten Nachfolgeregelung durch den aktuellen Stelleninhaber bieten wir eine spannende Stelle für eine:n betriebswirtschaftliche:r Allrounder:in mit viel Verantwortung und Gestaltungsspielraum als Mitglied der Geschäftsleitung.
ImRahmen eines langjährigen Archivierungsmandates für eines der grössten Immobilienportfolios der Schweiz arbeitest du mit einem eingespielten Team in Matten b. Interlaken für Projekte der öffentlichen Hand.
Das erwartet Dich in deiner Rolle als Projektleiter:in
* Projektleitung für die Archivdienstleistung gemäss untenstehendem Beschrieb der Teamaufgabe
* Personalführung von ca. 8-10 Mitarbeitern in Teilzeitpensen zwischen 60 und 80%
* Gemeinsame Definition der Umsetzung der Leistungsziele mit dem Auftraggeber
* Sicherstellung des persönlichen externen Netzwerkes innerhalb des Mandats
* Mitgestaltung und Mitverantwortung für Prozesse, Arbeitsanweisungen und Checklisten
* Organisieren von internen und externen Koordinationssitzungen inkl. Protokollführung und Pendenzenmanagement
* Ressourcenplanung in personeller und finanzieller Hinsicht bezüglich des jährlichen Leistungsabrufs
* Erfüllung der Auskunftspflicht im Rahmen des Auftrages gegenüber den Mitarbeitern des Auftraggebers und Dritten
* Einhaltung der gesetzlichen Auflagen
* Geschichtliche Wissens- und Qualitätssicherung
Das sind die Aufgaben des gesamten Teams
* Physische Archivierung von Liegenschaftsverträgen, Bauakten und weiteren historisch relevanten Dokumenten
* Digitale Archivierung von Plänen und Dokumenten sowie Verlinkung von objektübergreifenden Metadaten mit den Planverwaltungs- und Datenmanagementsystemen des Auftraggebers
* Überprüfung der Bauprojektakten und Datenträger auf Archivwürdigkeit bzw. Verwendbarkeit im Lifecycle-Management
* Bewirtschaftung der Bauprojektakten und Vernichtung nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist
* Bearbeitung von Anfragen von internen und externen Bedarfsträgern für den Abruf Plänen, Dokumenten und Verträgen in physischer oder elektronischer Form
* Inventarisierung von neu eingehenden Planpaketen
* Ein- und Ausgangskontrolle von Planpaketen (Inventarisierung, Bezugsberechtigungen, Rückgabefristen)
* Aktenaufbereitung und Ablieferungen gemäss Vorgaben Auftraggeber an übergeordnetes Zentralarchiv
Das bringst Du mit
* Ausbildung und/oder Erfahrung in der Archivdienstleistung mit mind. 5 Jahren Berufserfahrung
* Erfahrung und Fähigkeiten im Projektmanagement
* Führungsqualitäten
* Erfahrung im Umgang mit Plänen /Bauakten und Liegenschaftsverträgen von Vorteil
* Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, Französisch oder/und Italienisch von Vorteil aber nicht Bedingung
* Gute EDV-Kenntnisse
* Exakte und sorgfältige Arbeitsweise
Wir bieten Dir
* Schnupper-Halbtag zum Kennenlernen der Arbeitsumgebung, des Arbeitsinhaltes und des Teams
* Eine Anstellung in einem spannenden und nicht alltäglichen Arbeitsumfeld
* Eine sorgfältige Einarbeitung
* Sechs Wochen Ferien, ab 50 Jahren sieben Wochen (inkl. 1 Woche durch Vorholzeit)
* BVG-Leistungen mit Wahlplänen
* Regelmässige Firmenevents
* Gratifikation bei erfolgreichem Geschäftsjahr
Deine Bewerbung
Fühlst Du Dich angesprochen? Wir freuen uns auf Deine kompletten Bewerbungsunterlagen via unserem Bewerbungstool. Bei Fragen steht Dir Samuel Welti unter gerne zur Verfügung.
Dossiers von Personalvermittlern werden nicht berücksichtigt.
Universal Gebäudemanagement AG
Herr Samuel Welti
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#J-18808-Ljbffr