Aufgaben
Korrespondenz und Bestellungen
1. Post entgegennehmen, sortieren und an die entsprechenden Mitarbeitenden verteilen
2. Post beantworten, zum Beispiel Informations-, Angebots- oder Stellenanfragen oder Auftragsbestätigungen
3. Dokumente scannen, um sie weiterzuleiten oder elektronisch zu verwalten
Buchhaltung
4. Rechnungen prüfen und anschliessend erfassen
5. Zahlungserinnerungen verschicken
6. Beträge verbuchen und die Buchhaltung so auf dem aktuellen Stand halten
7. Konten regelmässig überprüfen, das heisst, gezahlte und eingegangene Beträge mithilfe von Buchungsbelegen und Verwaltungssoftware kontrollieren
Führung des Sekretariats
8. Terminkalender für Sitzungen und Termine verwalten
9. Datenbanken wie Kunden-, Bestell- und Lieferantenverzeichnis aktualisieren
10. Kundinnen oder Besucher empfangen
11. Telefonate entgegennehmen und E-Mails bearbeiten
12. Andere Lernende und Praktikantinnen oder Praktikanten begleiten
13. Kaufleute EBA anleiten
Qualifikationen
14. mündliche und schriftliche Sprachgewandtheit
15. Organisationsfähigkeit
16. gute Auffassungsgabe
17. Verantwortungsbewusstsein
18. Zuverlässigkeit
19. Kontaktfreude
20. Flair für Zahlen
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