Personal Assistant der Geschaftsfuhrung (m/w/d) in Vollzeit, Bottighofen
Die Makler Service AG mit Sitz in der Schweiz und Zweigstelle in Dubai ist Marktfuhrer in der Weiterbildung fur Immobilienmakler im deutschsprachigen Raum. Mit unseren Marken Immobilien Makler Akademie und Maklersprechstunde (Makler Community) setzen wir neue Standards in der Branche.
InvestDubai erweitert unser Portfolio um einen klaren Fokus auf Internationalisierung und ermoglicht Immobilienmaklern aus dem DACH Raum den einfachen und professionellen Einstieg in den Immobilienmarkt der Vereinigten Arabischen Emirate (Dubai).
Als direkte Assistenz der Geschaftsfuhrung arbeitest du eng mit den beiden CEOs zusammen, unterstutzt bei zentralen Aufgaben und bekommst tiefe Einblicke in alle Bereiche eines dynamisch wachsenden Start ups von Strategie uber Produktentwicklung bis hin zu internationalen Geschaftsreisen und Events. Dein Beitrag hilft mit, unseren hohen Anspruch an Effizienz, Kreativitat und Kundenorientierung in die tagliche Praxis umzusetzen.
Aufgaben
* Koordination: Schnittstelle zu Geschaftspartnern, Kunden und Dienstleistern schriftlich & mundlich
* Kommunikation: Verfassen, Vorbereiten und Beantworten von E Mails (auch im Namen der Geschaftsfuhrung)
* Termin Koordination: Terminierung und Koordination von Meetings und Veranstaltungen (Offline bzw. Online uber Zoom, etc.)
* Standard Operating Procedures (SOPs): Strukturierung und Optimierung interner Prozesse sowie Erstellung klarer Dokumentationen, damit Teammitglieder Aufgaben effizient, einheitlich und nachvollziehbar umsetzen konnen.
* Dokumentenmanagement: Organisieren und Bereitstellen von Schulungsunterlagen, Vertragen, Zertifikaten, ...
* Reiseplanung: Buchung von Flugen, Hotels & Restaurants (auch mit Fokus auf Membership Programme wie z.B. Meilen, Punkte, Upgrades)
* Du bist Digital Native: Tools wie Google Workspace, Notion, ChatGPT & Co. sind dein Zuhause
* Sehr gute Englisch und Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
* Du bist eine kommunikative Personlichkeit und gehst offen auf Menschen zu
* Du packst Dinge proaktiv an, denkst in Losungen statt Problemen und eigenverantwortliches Arbeiten ist fur dich selbstverstandlich
* Du brennst fur das, was du tust und bist bereit, auch mal auserhalb der ublichen Arbeitszeiten alles zu geben, wenns drauf ankommt. Verlasslichkeit und Hands on Mentalitat sind fur dich keine Floskeln, sondern Einstellungssache
* Erfahrung in einer ahnlichen Rolle ist von Vorteil, aber kein Muss
Benefits
1. 100% Remote Job mit h