* Proaktive Unterstützung der Geschäftsleitung und einzelner Führungskräfte im Tagesgeschäft sowie Verantwortung für eine effiziente Büro‑ und Meetingorganisation.
* Planung, Koordination und Priorisierung von Terminen, Reisen, Events und internen Abstimmungen.
* Erstellung, Bearbeitung und Qualitätssicherung von Präsentationen, Reports, Protokollen und Korrespondenzen in Deutsch und Englisch.
* Koordination interner und externer Stakeholder sowie zentrale Kontaktperson für verschiedene Schnittstellen.
* Eigenständige Abwicklung administrativer Aufgaben wie Dokumentenmanagement, Vertragsunterlagen, Freigabeprozesse oder Compliance‑Themen.
* Unterstützung bei Projekten in den Bereichen Kommunikation, Prozessoptimierung, Organisation und Standortweiterentwicklung.
* Verantwortung für ausgewählte Budget‑ oder Controlling‑Bezogene Tasks (z. B. Rechnungsverarbeitung, PO‑Erstellung, Monitoring).
* Sicherstellung eines reibungslosen Informationsflusses zwischen Management, Teams und internen Stakeholdern.
* Organisation von Workshops, internen Events und Teamaktivitäten.
* Wahrnehmung einer vertrauensvollen Gatekeeper‑ und Sparring‑Partner‑Rolle für das Management.
* 3-5 Jahre Erfahrung als Executive Assistant, Management Assistant oder in einer vergleichbaren Rolle - idealerweise in einem internationalen Umfeld.
* Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbarer Hintergrund; Weiterbildungen im Bereich Assistenz/Office Management von Vorteil.
* Sehr gute Deutsch‑ und Englischkenntnisse.
* Hohe Organisationskompetenz, strukturierte Arbeitsweise und ausgeprägte Serviceorientierung.
* Diskrete, zuverlässige und souveräne Persönlichkeit mit professionellem Auftreten.
* Sicherer Umgang mit MS Office sowie modernen digitalen Kollaborationstools.
* Proaktive, lösungsorientierte Arbeitsweise und Freude an einer Rolle mit Gestaltungs‑ und Verantwortungsspielraum.
Eine vielseitige Executive Assistant Rolle in einem modernen, internationalen Umfeld. Die Möglichkeit, Verantwortung zu übernehmen, eng mit dem Management zusammenzuarbeiten und interne Prozesse aktiv mitzugestalten.
Ein attraktives Arbeitsumfeld, abwechslungsreiche Aufgaben und Entwicklungsmöglichkeiten runden das Angebot ab.