Startdatum: Juli 2026
Enddatum: 12-monatiger Vertrag (eine Verlängerung wird angestrebt)
Arbeitspensum: 80-100%
Arbeitsmodell: Contracting
Einsatzort: Rotkreuz (mit 20% Homeoffice)
Deine Verantwortlichkeiten:
PMO & Administrative Unterstützung
Administrative und organisatorische Unterstützung der Projektleitung im Tagesgeschäft
Unterstützung im Termin- und Pendenzenmanagement
Koordination und Nachverfolgung administrativer Tasks
Strukturierung und Aufbereitung von Projektinformationen
Betreuung generischer Projektmailadressen
Projektbüro- & Teamadministration
Unterstützung beim Onboarding neuer Projektmitarbeitender (Zugänge, Systeme, Einführung)
Unterstützung beim Offboarding (Zugriffsrechte, Verteilerlisten, Plattformbereinigung)
Pflege und Aktualisierung der Projektbeteiligtenliste
Unterstützung bei der Organisation der Projektbüro-Infrastruktur
Schnittstelle zu internen und externen Partnern
Dokumenten- und Plattformmanagement
Pflege und Administration der Dokumentenplattformen (z. B. Autodesk Forma, Google Drive)
Sicherstellung einer strukturierten und nachvollziehbaren Dokumentenablage gemäss PMO-Vorgaben
Unterstützung bei der Einhaltung von Ablagestandards und Dokumentenvollständigkeit
Einholen von Unterschriften über DocuSign
Kommunikation & Content (operativer Fokus)
Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen, Visuals und Kommunikationsmaterialien
Unterstützung bei der Erstellung und dem Versand von Newslettern und internen Kommunikationsbeiträgen
Pflege und Aktualisierung der Projekt-gSite
Unterstützung bei der Erstellung von Projekt-Infovideos (Koordination, Aufbereitung, Schnitt)
Bearbeitung von Anfragen
Meetings & Event-Unterstützung
Organisation von Meetings, Workshops und kleineren Veranstaltungen
Unterstützung bei der Agenda-Vorbereitung und Protokollführung
Koordination logistischer Aspekte (Räume, Catering, Teilnehmermanagement)
Unterstützung bei der Planung und Durchführung von Projekt-Events
Digitale Tools & Prozesse
Unterstützung der Projektteams bei der Nutzung von Tools (z. B. ACC, Google Drive, Trello, SAP, DocuSign)
Pflege von Projektboards (z. B. Trello)
Anwendung und Einhaltung definierter PMO-Prozesse und Standards
Mitwirkung bei der kontinuierlichen Verbesserung administrativer Abläufe
Dein Profil:
Abgeschlossene Kaufmännische Ausbildung oder Studium (z. B. Wirtschaft, Kommunikation, Marketing)
Erste Erfahrung in Projektassistenz, Administration oder Kommunikation von Vorteil
Sehr gute Kenntnisse in Google Suite und MS Office
Affinität zu digitalen Tools und Plattformen
Fließende Deutschkenntnisse, Englisch von Vorteil
Nice to haves:
Strukturierte, zuverlässige und selbstorganisierte Arbeitsweise
Teamfähigkeit und proaktive Haltung
Schnelle Auffassungsgabe
Organisationsstärke und Genauigkeit
Gute schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten
Kreatives Grundverständnis für Präsentationen und visuelle Inhalte
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