Willkommen im Buchzentrum. Das Buchzentrum hat den Anspruch, die seit über 100 Jahren bestehende Marktstellung als bedeutendster Zwischenbuchhändler der Schweiz weiter auszubauen und seine Kunden und Partner erfolgreich zu unterstützen. Bei uns geht es nicht nur um Bücher, sondern auch um Menschen. Mit Freude und Herzblut arbeiten rund 300 Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen gemeinsam an der Verwirklichung unserer Ziele und Visionen.
In dieser neu geschaffenen Funktion als persönliche Assistenz stellst du, zusammen mit deinem Team (1 Kollegin), die professionelle und effiziente Unterstützung und Entlastung der gesamten Geschäftsleitung sicher. Du bist direkt dem Vorsitzenden der Geschäftsleitung unterstellt, welcher dir die Möglichkeit bietet, den Bereich weiterzuentwickeln und in Abstimmung mit ihm zu strukturieren.
Deine spannende Aufgabe
Termin-, Kalender- und E-Mail-Management vom Vorgesetzten der Geschäftsleitung
Führen von präzisen und verständlichen Beschlussprotokollen und Pendenzenlisten sowie Aktionsnachverfolgung
Strukturierte Ablage und Dokumentenverwaltung
Erstellung von Präsentationen, Vorlagen und Geschäftsunterlagen für die gesamte Geschäftsleitung zur Sicherstellung eines einheitlichen Auftritts gegen aussen und innen
Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Sitzungen, Workshops, Veranstaltungen und Events
Unterstützung bei Projekten und Sonderaufgaben
Aufbauen, Führen und Entwickeln des Teams Shared Service Center (SSC)
Das bringst du mit
Deine kaufmännische Grundausbildung (EFZ) oder vergleichbar hast du erfolgreich abgeschlossen und bringst auch einen Fachausweis als Fachperson Marketing oder Direktionsassistenz, ein höheres Wirtschaftsdiplom oder eine vergleichbare Weiterbildung mit.
Dein Rucksack ist bereits gefüllt mit mindestens 10 Jahren Berufserfahrung, wobei mehrjährige Erfahrung in einer ähnlichen Funktion vorausgesetzt wird. Zum Aufbau des Teams hilft es dir, wenn du bereits erste Erfahrungen in einer Führungsfunktion sammeln konntest.
Du besitzt ein gutes Verständnis für die Prozesse in einem KMU und hast Lust darauf, die Geschäftsleitung in der Unternehmenstransformation tatkräftig mit strukturierter, reibungsloser Zusammenarbeit und konstant hoher Qualität deiner Arbeit zu unterstützen. Dazu gehören auch lösungsorientiertes Handeln und schnelles Entscheiden im Tagesgeschäft.
Die MS Office 365 Tools nutzt du sicher und effizient zur Bearbeitung und Koordination deiner Aufgaben.
Dein vorausschauendes Denken und Handeln, das Erkennen von Handlungsbedarf inkl. Erarbeitung von Massnahmen sowie dein hohes Verantwortungsbewusstsein helfen dir dabei, Prioritäten zu setzen und sicherzustellen, dass alle Aufgaben rechtzeitig und in hoher Qualität erledigt werden.
Du kommunizierst stilsicher in Deutsch (mündlich und schriftlich) und pflegst einen freundlichen sowie professionellen Umgang mit internen und externen Stakeholdern.
Mit deinem Durchsetzungsvermögen schaffst du es, deine Anliegen richtig platzieren zu können und behältst dabei stets den Überblick.
Deine Belastbarkeit und Flexibilität helfen dir in dieser Funktion. Ein vertraulicher Umgang mit sensiblen Unternehmens- und Personaldaten ist für dich selbstverständlich.
Unsere vielen tollen Benefits findest du hier:
Leiter:in Executive Support Services
Interessiert?
Gerne nehmen wir deine Bewerbung mit CV (Lebenslauf), Motivationsschreiben, Diplomen und allen Zeugnissen digital via unser Bewerbungstool entgegen.
Hast du Fragen zum Rekrutierungsprozess oder zur Aufgabe? Dann ist Melanie Konrad, HR Business Partner, unter melanie.konrad@buchzentrum.ch gerne für dich da.
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