Neben einem vielseitigen Office Management sind Sie auch eine wichtige Unterstützung der Personal Assistant des Principals und sorgen dafür, dass alle organisatorischen und administrativen Belange reibungslos laufen. Die ideale Kandidatin bringt bereits fundierte Erfahrung im Office Management mit, kombiniert diese mit einem hands-on Mindset, Energie und Drive, und möchte seine Karriere in einem anspruchsvollen Umfeld weiterentwickeln.
Für unseren Kunden, ein etabliertes Single Family Office, suche ich einen engagierten und dynamischen Office Manager, der weit mehr als klassische Administrationsaufgaben übernimmt. Gesucht wird eine Persönlichkeit mit Ehrgeiz, Flexibilität (inklusive Erreichbarkeit bei Bedarf auch am Abend), höchster Diskretion und exzellenten Kommunikationsfähigkeiten.
Unser Kunde legt grossen Wert auf eine Top-Performance in allen Belangen - Sie sind die zentrale Schnittstelle, behalten auch in herausfordernden Situationen den Überblick und treten jederzeit souverän, zuverlässig und lösungsorientiert auf.
Stellenbeschreibung
* Unterstützung des Teams, des Managements sowie eines Key Clients in verschiedenen Projekten
* Reiseplanung, Spesen- und Bargeldmanagement
* Organisation, Koordination und Protokollführung von Meetings
* Unterstützung der Personal Assistant Funktion für einen Key Client (inkl. flexible Erreichbarkeit bei Bedarf)
* Planung und Durchführung von Firmenanlässen (z. B. Sommerfest, Weihnachtsfeier)
* Eigenständiges Property Management: Schnittstelle zu Mitarbeitenden, Lieferanten und externen Partnern
* Organisation und Optimierung der Büroabläufe, Pflege von Datenbanken
* Erste Anlaufstelle für Telefonate, Korrespondenz und allgemeine Anfragen auf Deutsch und Englisch
* Bestellung, Verhandlung und Verwaltung von Büromaterial, IT-Equipment und weiteren Ressourcen
* Verantwortung für IT-Belange in Zusammenarbeit mit unserem externen IT-Partner
Profil
* Erfolgreich abgeschlossene Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbares
* Mindestens 3 Jahre Erfahrung im Office Management oder als Assistentin in einer vergleichbaren Position
* Fliessende Sprachkenntnisse in Deutsch und Englisch, weitere Sprachkenntnisse von Vorteil
* Hohe Einsatzbereitschaft, Diskretion und Vertraulichkeit
* Proaktive Persönlichkeit, die Mehrwert schafft und mitdenkt
* Strukturierte, selbstständige und lösungsorientierte Arbeitsweise
* Ausgeprägte Detailorientierung sowie Organisations- und Problemlösungskompetenz
* Teamplayer mit exzellenten kommunikativen Fähigkeiten
* Ein Führerausweis und Auto sind für diese Position notwendig
Das Angebot
Klingt diese Position nach dem nächsten spannenden Schritt in Ihrer Laufbahn? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.
Michael Page Switzerland
Hubertus Steinhart
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