Diesen Beitrag können Sie leisten
* Führung und Koordination der Agenda des Abteilungsleiters sowie Termin- und Dokumentenmanagement
* Selbstständige Bewirtschaftung der E-Mail-Postfächer inkl. Priorisierung und Triage von Anfragen sowie Verwaltung von Abteilungslisten, Posteingang und internen Kommunikationskanälen
* Organisation und Betreuung von Besucherinnen und Besuchern sowie Empfangsservice
* Planung und Abwicklung von Geschäftsreisen inkl. Buchungen und Abrechnungen
* Erstellung und Bearbeitung sowie Qualitätskontrolle von Korrespondenz in Deutsch, Französisch und Englisch für den Abteilungsleiter und seine Stellvertreterin
* Unterstützung bei der Vorbereitung, Organisation und Nachbearbeitung von Sitzungen und Besprechungen sowie bei der Durchführung von internen und externen Veranstaltungen
Sporadische administrative Unterstützung der Stabschefin/des Stabschefs und des Stabs, inklusive:
* Unterstützung bei der Erstellung von Präsentationen und grafischen Aufbereitungen für die Abteilungsleitung
Das macht Sie einzigartig
* Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Matura
* Sehr gute Deutsch-, Französisch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
* Sehr gute IT-Kenntnisse (insbesondere Microsoft 365, idealerweise GEVER)
* Ausgeprägtes Organisationstalent sowie strukturierte und selbstständige Arbeitsweise
* Hohe Zuverlässigkeit, Diskretion und Belastbarkeit
* Serviceorientierte, flexible und engagierte Persönlichkeit
Das bieten wir
* Arbeiten für die Schweiz Wir setzen uns für das Erfolgsmodell Schweiz ein und arbeiten zum Wohl der Bevölkerung.
* Gelebte Vielfalt Dank Chancengleichheit entfalten wir unsere Kompetenzen und bringen unterschiedliche Perspektiven ein.
* Gesund am Arbeitsplatz Wir unterstützen und beraten unsere Mitarbeitenden im Bereich der physischen und psychischen Gesundheit.
Das Eidgenössische Departement für auswärtige Angelegenheiten (EDA) koordiniert und gestaltet im Auftrag des Bundesrats die Schweizer Aussenpolitik, wahrt die Interessen des Landes und fördert Schweizer Werte. Das Staatssekretariat (STS) steuert die Entwicklung, Koordination und Planung der Aussenpolitik und ist zuständig für die Berichterstattung zuhanden der politischen Behörden und die Leitung des Aussennetzes der Schweiz. Es verantwortet die Umsetzung der aussenpolitischen Strategie der Schweiz. Zu den wichtigsten Dossiers gehören die Zusammenarbeit mit den Vereinten Nationen (UNO), die Entwicklung der Beziehungen zur Europäischen Union (EU) sowie die Sicherheits- und Friedenspolitik.