Überblick
Ihre Aufgabe ist anspruchsvoll und vielseitig. Sie unterstützen den IV-Stellenleiter in seinen Aufgaben sowie in seiner Rolle als Präsident der IV-Stellen-Konferenz und das IV-Leitungsteam – organisatorisch wie administrativ. Sie koordinieren Termine, bereiten Meetings und Veranstaltungen vor und nach, und sorgen für einen reibungslosen Ablauf. Dazu gehören auch diverse klassische Assistenzaufgaben wie E-Mailbearbeitung und ad hoc-Aufgaben. Mit einem sicheren Gespür für Sprache und Struktur erstellen und überarbeiten Sie Berichte, Referate, Präsentationen und Newsbeiträge sowie Protokolle. Sie kommunizieren mit internen und externen Ansprechpartnern und übernehmen die Korrespondenz eigenständig und stilsicher. Als Teil des GL-Assistenzteams vertreten Sie sich gegenseitig und tragen aktiv zum Informationsfluss innerhalb der Geschäftsleitung sowie zu anderen internen Ansprechpartnern bei. Sie wirken an Publikationen mit und betreuen das Intranet der IV-Stelle sowie Informationsseiten in der digitalen Kollaboration eigenverantwortlich. Auch das Reklamationsmanagement gehört zu Ihrem Aufgabenbereich – Sie behalten den Überblick, reagieren lösungsorientiert und sorgen dafür, dass Anliegen professionell bearbeitet werden.
Verantwortlichkeiten
* Koordination von Terminen und Unterstützung des IV-Stellenleiters, des IV-Leitungsteams und des Präsidiums der IV-Stellen-Konferenz
* Vor- und Nachbereitung von Meetings und Veranstaltungen; Administrative Aufgaben wie E-Mailbearbeitung und ad hoc-Anfragen
* Erstellung und Überarbeitung von Berichten, Referaten, Präsentationen, Newsbeiträgen sowie Protokollen
* Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern; eigenständige und stilisierte Korrespondenz
* Vertretung im GL-Assistenzteam; Unterstützung beim Informationsfluss innerhalb der Geschäftsleitung
* Mitwirkung an Publikationen; eigenverantwortliche Betreuung des Intranets und der Informationsseiten in der digitalen Kollaboration
* Reklamationsmanagement: Überblick behalten, lösungsorientiert handeln und Anliegen professionell bearbeiten
Qualifikationen
* Kaufmännische Ausbildung mit qualifizierter Weiterbildung (z. B. Fachausweis) oder Hochschulstudium
* Mehrere Jahre Berufserfahrung in einer ähnlichen Position
* Schnelle Auffassungsgabe und vernetztes Denken; Einarbeitung in komplexe Themen
* Diskrete, gewinnende Persönlichkeit mit ausgeprägtem Dienstleistungsverständnis und professionellem Auftreten
* Fähigkeit zum Wechsel zwischen anspruchsvollen Aufgaben und administrativen Routinetätigkeiten
* Sprachkenntnisse: Stilsichere Deutschkenntnisse und gute mündliche Französischkenntnisse
Wir bieten
Eine spannende Funktion mit Verantwortung und viel Raum für Eigeninitiative. Sie arbeiten in einem kompetenten Team nahe am Kerngeschäft – für nachhaltige Lösungen und ein Human Resources, das nachhaltig wirkt.
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