Notre client, une société internationale, recherche pour compléter le team, un(e)
Senior Travel & Events Coordinator
But du poste :
Réservation et coordination de tous les déplacements des collaborateurs en lien avec nos filiales ou autres.
Organisation des fêtes de la société.
Principales responsabilités :
1. Réservation des billets d’avion directement sur la plateforme Amadeus ; coordination de déplacements occasionnels en jets privés pour certains membres de la Direction.
2. Réservation d’hôtels, de trains, transferts et location de voitures ; demandes de visas et préparation des lettres d’invitations.
3. Coordination de tous les déplacements en lien avec nos filiales ; communication vers International SOS concernant les voyages sensibles.
4. Vérification des factures pour les réservations d’hôtel et les billets d’avion ; établissement des statistiques ; enquêtes et réclamations en cas de litiges / erreurs.
5. Négociation des contrats annuels avec les hôtels et les compagnies aériennes.
6. Mise en place, en lien avec le département IT, d’un outil interne au Groupe pour les demandes de voyage et leur validation.
7. Mise à jour et alimentation du système interne de gestion des absences avec les voyages d’affaires.
8. Organisation de séminaires et d’événements pour les collaborateurs du groupe (soirées d’été, soirées de Noël).
9. Support et conseils pour la rédaction de la politique interne des Voyages.
Autres responsabilités :
10. Proactif et novateur, vous devez être totalement fiable, rechercher l'excellence, respecter la bonne gouvernance et les principes HSSEQ dans l'ensemble de l'entreprise et tenir compte de la réputation de l'entreprise à tout moment, en particulier dans le respect du code de conduite.
11. Vous êtes responsable de vos résultats personnels, et n'hésitez pas à faire preuve d'une attitude proactive et créative avec un attachement particulier au travail d'équipe.
Principales relations de travail :
12. Interne : tous les collaborateurs de la société à Genève et filiales.
13. Externe : Représentants des hôtels, les prestataires évènementiels, représentants des compagnies aériennes.
Expérience & formations requises :
14. 5 ans minimum d’expérience en voyages d’affaires.
15. Bonnes connaissances d’Amadeus.
16. Français et anglais courant.
Autres exigences et compétences :
17. Orienté service client
18. Être proactif et trouver des solutions rapidement
19. Intégrité, rigueur et respect des principes de gouvernance
20. Engagement et implication
21. Autonomie & responsabilité
22. Créative et novatrice
23. Esprit d’équipe
24. Sensibilité aux risques
25. Respecter le règlement interne