Description de l'entreprise
Avec plus de 13'000 collaborateurs et collaboratrices représentant 160 métiers, les Hôpitaux Universitaires de Genève sont un établissement de référence au niveau national et international. Pour en savoir plus sur notre institution, prenez quelques minutes pour consulter notre rétrospective 2025 en cliquant ici.
Le poste est rattaché à la Direction de l'immobilier (DI) qui a pour mission de définir une stratégie du parc immobilier, de développer la cohérence du suivi des grands projets selon le schéma directeur hospitalier, en partenariat fort avec les principaux services de l'Etat rattachés au Département du territoire, au Département des infrastructures et celui de la santé, d'optimiser le suivi des surfaces et sa planification future, tout en garantissant un bon fonctionnement des services. Plus de 230 professionnelles et professionnels réalisent leurs missions au quotidien dans un souci constant d'exigence, avec le sens du service et de la responsabilité environnementale.
Description du poste
En qualité de secrétaire, vous assistez le responsable du site et son équipe dans la gestion administrative du secteur.
En ce sens, vous assurez de manière autonome les tâches d'un secrétariat technique impliquant plusieurs corps de métiers, tout en garantissant une communication fluide et de qualité avec l'ensemble des partenaires.
Au quotidien, vous organisez et assurez le fonctionnement du secrétariat (courrier, téléphone, classement, archivage, logistique, agenda, économat). Vous rédigez, relisez, corrigez et mettez en forme divers documents et fpréparez et organisez les réunions.
Vous diffusez les documents aux interlocuteurs et interlocutrices concernées et assurez le suivi des décisions. Vous suivez les directives institutionnelles et veillez au respect des procédures internes et mettez à jour la documentation, les procédures ainsi que le site intranet du secteur.
Dans votre rôle de secrétaire, vous saisissez les demandes dans Cegid et Carl, suivez leur avancement et statut, et relancez si nécessaire.
Vous contrôlez et gérez les commandes, réceptionnez les documents et préparez les factures pour visa. Vous participez aux réunions et groupes de travail, prenez des notes et rédigez les procès-verbaux.
Vous recherchez les informations nécessaires en interne ou en externe pour les projets et classez, archivez et documentez les dossiers techniques (tableaux, rapports, statistiques, fiches techniques).
Vous avez aussi la responsabilité administrative de suivre et saisir les absences dans notre logiciel Vision-RH (maladie, accident, piquet vacances, formation).
Vous gérez les notes de frais, les demandes de formation et les documents RH liés à l'activité et assurez la gestion administrative des entreprises intervenantes sur site (badges, clés, documents nécessaires).
Vous saisissez et gérez informatiquement les documents indispensables au bon fonctionnement du secteur.
Qualifications
Vous êtes au bénéfice d'un CFC d'employé ou employée de commerce ou d'un titre jugé équivalent.
Vous avez une expérience de 3 à 5 ans dans un poste similaire, idéalement dans en environnement technique.
Vous possédez une excellente capacité rédactionnelle et expression orale en français.
Vous avez une parfaite maitrise des outils informatiques et bureautiques avec un niveau ECDL Advanced pour Word et Standard pour Excel.
Vous faites preuve de rigueur, d'autonomie, de sens des priorités et vous appréciez travailler en équipe dans un contexte exigeant.
Informations complémentaires
* Entrée en fonction : à convenir
* Nombre de poste : 1
* Taux d'activité : 90%
* Classe de fonction : 11
* Contrat : CDI
* Délai de candidature :
* Demande de renseignements : M. Gianni Caputo, Chef de secteur, [email protected]
La possibilité d'un jour de télétravail est envisageable.
Votre dossier de candidature doit comporter une lettre démontrant votre motivation, votre curriculum vitae, les copies des diplômes et attestations requis pour le poste et les 2 derniers certificats de travail.
Cette annonce s'adresse indistinctement aux femmes et aux hommes.
Souhaitant s'engager dans la lutte contre le chômage, les HUG encouragent les candidatures qui proviennent de l'Office cantonal de l'emploi.
Seules les candidatures soumises via la plateforme de recrutement sont prises en compte. Les candidatures papier et mail ne seront pas traitées.
1. Type de contrat HUG: CDI
2. Département: Direction de l'immobilier