Überblick über die Stelle
Als Assistent unterstützen Sie eine Person, Abteilung oder Gruppe bei der Erledigung von Verwaltungs- und Sekretariatsaufgaben. Dazu gehören unter anderem das Beantworten von Telefonanrufen, das Begrüßen von Gästen und das Vorbereiten von Korrespondenz, Präsentationen und Berichten.
Aufgaben
* Unterstützung der Rezeption vor Ort, des Managers, Senior Managers und/oder einer Abteilung
* Führung eines genauen Zeitplans für die Aktivitäten des unterstützten Leiters/Teams, einschließlich Kalender, Koordination von Sitzungen und Reisevorbereitungen
* Vorbereitung von Konferenzen und Besprechungen, einschließlich Vorkehrungen für erforderliche Materialien und Geräte
* Planung von Konferenzräumen/Räumlichkeiten für geplante Besprechungen und Veranstaltungen
* Koordination und Unterstützung von Telefonkonferenzen
* Recherche und Sammeln von Informationen auf Anfrage von Vorgesetzten oder Mitarbeitern
* Wahrung und Respektierung der Vertraulichkeit
* Begrüßung, Registrierung und Weiterleitung von Besuchern, Post und Paketen
* Ablegen und Abrufen von Dokumenten
* Beantwortung und Weiterleitung von eingehenden Anrufen und Korrespondenz sowie Eskalation bei Bedarf
* Vorbereitung von Korrespondenz, Präsentationen und Unterlagen für Sitzungen
* Erledigung von Reisevorbereitungen und Ausfüllen reisebezogener Papiere/Dokumente sowie Unterstützung bei der Spesenabrechnung
* Aufbau enger Arbeitsbeziehungen zu verwandten Teams, z.B. Poststelle, Gebäudesicherheit, Catering und Einrichtungsteams
* Bearbeitung von Bestellungen und Pflege des Büromaterials
* Sorge für saubere und gut ausgestattete Konferenzräume, Versorgungsstationen, Druckerstationen, Gästeempfänge und allgemeine Arbeitsbereiche
* Nutzung von Kenntnissen über geeignete Software-Tools wie Windows- und MS-Office-Anwendungen sowie Telefonsysteme
* Mithilfe bei speziellen Projekten nach Auftrag
* Protokollierung von Management-Sitzungen
Hinweis: Für diese Stelle ist Erfahrung in administrativer Unterstützung sowie ausgezeichnete Englisch-, Deutsch- und Französischkemmtnisse (in Wort und Schrift) erforderlich. Italienische Sprachkenntnisse sind wünschenswert, aber nicht obligatorisch.