Office Coordinator
(m/w/d)
Freiberuflich/in temporärer Festanstellung für ein Projekt Wallisellen Startdatum: 08/25 Referenznummer: 828321/1
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Aufgaben
1. Empfang und Betreuung von Gästen, Telefonzentrale, Auskunftserteilung, Koordination von Besuchen inkl. Catering, sowie professionelle Bearbeitung von Anfragen und Beschwerden
2. Bearbeitung von Post und Lieferungen, Bestellung und Verwaltung von Büro- und Küchenmaterial, sowie allgemeine Büroarbeiten wie Scannen, Kopieren, Binden etc.
3. Pflege der Büro- und Besprechungsräume, Verwaltung von Büroausstattung, Umsetzung von Sicherheitsmaßnahmen ( Notfallpläne, Erste-Hilfe-Schulungen), Unterstützung bei der Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern
4. Organisation von Reisen (Buchungen, Spesen), Unterstützung bei Veranstaltungen (Planung, Catering, Teilnehmerkoordination), sowie Rechnungsprüfung und Pflege von Lieferanten- und Buchhaltungsdaten
5. Erstellung von interner und externer Korrespondenz, Pflege von Richtlinien und Prozessen, sowie Unterstützung bei der Erstellung von Präsentationen und Berichten
Profil
6. Proaktives Handeln, Eigenverantwortung im Team
7. Professioneller Umgang mit Kunden, Besuchern und Mitarbeitern mündlich und schriftlich, in Deutsch, Englisch und idealerweise Französisch
8. Effiziente Bearbeitung mehrerer Aufgaben gleichzeitig
9. Sicherer Umgang mit Microsoft Office (Outlook, Teams, Word, Excel, PowerPoint) sowie grundlegende technische Fähigkeiten im Büroalltag
10. Abgeschlossene Ausbildung und fundierte Erfahrung in einer vergleichbaren Position, idealerweise in einem internationalen Umfeld
Benefits
11. Remote-Möglichkeit
12. Option auf Verlängerung
13. Festanstellung möglich
14. Einblick in ein internationales Unternehmen